С. МакГи Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook

Благодарности

Введение

Для кого предназначена книга

Как использовать эту книгу

От издателя перевода

Справочник Microsoft Outlook 2003

Работа с Microsoft Outlook

Управление электронными письмами

Поиск и систематизация электронных писем

Работа с Календарем

Планирование собраний

Создание и систематизация контактов

Отслеживание информации

Несколько рабочих мест

Настройка Outlook

ЧАСТЬ I. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ

Глава 1. Изменение подхода ведет к изменению результатов

Десять заблуждений, мешающих повышению эффективности

1. Я получаю слишком много информации

2. Меня слишком часто отвлекают

3. Мне не хватает дисциплинированности

4. Мне нужно все сохранять

5. Систематизация информации отнимает слишком много времени

6. Я не могу найти то, что нужно в конкретный момент

7. Систематизация тормозит мою свободу и творческое мышление

8. Я плохо разбираюсь в технологиях

9. Не хватает времени

10. Я не организован по своей натуре

От чего вы готовы отказаться?

Глава 2. Что такое личная эффективность?

Определение личной эффективности

Значимые цели

Стратегически важные действия

Баланс между работой и личной жизнью

Круг эффективности

Шаг 1. Определение значимых целей

Шаг 2. Определение стратегически важных действий

Шаг 3. Планирование и выполнение стратегически важных действий

Шаг 4. Анализ и оценка успеха в продвижении к цели

Введение в модель организационной иерархии

Зачем весь этот шум вокруг эффективности?

Сосредоточение на целях

Введение в Комплексную систему управления

Система сбора информации

Справочная система

Система действий

Панель управления

Доступность — целый день, каждый день

Выводы и итоги

Глава 3. Три этапа создания КСУ

Этап 1. Сбор информации

Является ли ваша память пунктом сбора информации?

Этап 2. Обработка и систематизация

Введение в модель информационного потока

Этап 3. Расстановка приоритетов и планирование

Введение в Недельный обзор

Изменения

Что вам понадобится для начала

Внимание: незначительные детали

ЧАСТЬ II. ЭТАП СБОРА ИНФОРМАЦИИ

Глава 4. Создание согласованных пунктов сбора

Определение ваших пунктов сбора

Где вы действительно храните информацию?

Ваши пункты сбора действительно работают?

Определение согласованных пунктов сбора

Вы сами не являетесь пунктом сбора!

Почему отвлекающих факторов так много?

Определение ожиданий и ответственность

Изменение культуры использования электронной почты

Сокращение количества вмешательств

Отключение сигнала у телефона и пейджера

Объединение личной и рабочей информации в одной системе

Что делать, когда личное должно оставаться действительно личным?

Изменения

Итоги

Глава 5. Очистка памяти

Вы используете свою память как пункт сбора?

Понятие сознательного и бессознательного мышления

У вас много дел?

Очистка памяти и уменьшение нагрузки

Выполнение упражнения по «очистке памяти»

Информация

Использование Категории: (нет) в качестве пункта сбора

Запись значимых целей

Выполнение договоренностей и искоренение заблуждения «я могу все это сделать»

Выполнение договоренностей

Перенос обязательств на другое время

Научитесь говорить «нет»

Неоправданный отказ

Изменения

Факторы успеха этапа сбора

ЧАСТЬ III ЭТАП ОБРАБОТКИ И СИСТЕМАТИЗАЦИИ

Глава 6. Создание категорий планирования и действий

Создание категории планирования и категории действий

Значимые цели

Вспомогательные проекты

Встречи и совещания

Стратегически важные действия

Сделать в один прекрасный день

Глава 7. Обработка и систематизация Списка задач ..

Введение в модель информационного потока

Использование модели информационного потока

Что это?

Эта задача выполнима?

Связана ли задача со значимыми целями?

Обработка и систематизация значимых целей

Обработка и систематизация вспомогательных проектов

Как определить стратегически важное действие, которое не зависит от других действий?

Выполнить?

Делегировать?

Отложить?

Обработка и систематизация делегированных задач

Завершение диаграммы модели информационного потока

Часто задаваемые вопросы

Зачем отделять стратегически важные действия от вспомогательных проектов и значимых целей?

И все же, могу ли я привязывать СВД к Вспомогательным проектам?

Как вставлять сообщения электронной почты и документы в задачи?

Необходимо ли для каждой задачи определять срок выполнения?

Может ли у меня быть больше одного стратегически важного действия на проект?

Когда нужно переместить стратегически важное действие в Календарь?

Можно ли выбирать несколько категорий?

Как отслеживать сразу и личные, и рабочие задачи?

Обзор модели информационного потока

Принципы обработки информации

Завершение обработки и систематизации Списка задач

Информация к размышлению

Какие изменения вы хотите внести?

Факторы успеха при обработке и систематизации Списка задач

Глава 8. Создание справочной системы

Эффективно ли работает ваша справочная система?

Разница между системой действий и справочной системой

Начало

Определение мест хранения справочной информации

Где вы в действительности храните справочную информацию?

Шесть мест, в которых я рекомендую хранить справочную информацию

Выбор мест хранения информации

Создание справочной системы электронных сообщений

Выбор папки в Списке папок

Создание эффективной структуры папок

Создание системы

Последовательное использование структуры папок во всех подсистема

Советы по использованию папок справочной системы

Не используйте папку Входящие в качестве справочной системы!

Храните документы в папке Мои документы

Решите, что вы хотите сохранить, а что — удалить

Потратьте время на создание Списка папок

Следите, чтобы Список папок соответствовал текущему моменту.

Поддерживайте простоту системы

Использование папки Мои документы

Использование папки Контакты

Использование справочной системы контактов

Использование категорий в Контактах

Использование SharePoint

Использование OneNote

Использование бумаги

Какие изменения потребуются от вас?

Факторы успеха для создания эффективной справочной системы

Глава 9. Обработка и систематизация электронной почты

Электронная почта как средство общения

Модель PASS для электронной почты

Создание содержательных сообщений с использованием модели PASS

В чем состоит цель вашего общения?

Какое действие содержится в данном сообщении, и есть ли у него срок выполнения?

Какую вспомогательную информацию нужно добавить?

Резюмируете ли вы смысл сообщения в строке Тема?

Назначение строки Кому

Назначение строки Копия

Назначение строки СК

Соответствует ли ваше сообщение принципу PASS?

Доводилось ли вам когда-либо писать сообщения, которые не возвращались обратно с дополнительными вопросами?

Есть ли необходимость поместить данное электронное сообщение в одну из категорий: Встречи и совещания (с одним человеком) или СВД: ожидать?

Использование модели информационного потока для обработки и систематизации электронной почты

Что это?

Это действие выполнимо?

Связано ли сообщение со значимыми целями?

В чем состоит стратегически важное действие, которое не зависит от других действий?

Четыре «D», необходимые для принятия решения

Удалить

Выполнить

Делегировать

Отложить

Вставка электронных сообщений во встречи на Календаре

Вставка сообщения в задачу

Обработка и систематизация электронной почты за 30 минут

Ощущения

Часто задаваемые вопросы

Когда лучше всего заниматься обработкой электронной почты? .

Какое количество получаемых электронных сообщений является оптимальным?

Как можно уменьшить объем получаемых электронных сообщений?

Могу ли я использовать строку Тема так, как мне удобно?

Разве я просто перемещаю сообщение из Входящих в Список задач?

Как мне помнить о необходимости просматривать Список задач? .

Когда сообщения нужно переносить на Календарь, а когда в Список задач?

Могу ли я использовать оповещение для электронной почты?

Очистка папки Входящие

Создание эффективных правил использования электронной почты .

Создание эффективных электронных сообщений

Форматирование электронных сообщений

Создание подписи к электронным сообщениям

Ответ на электронное сообщение в пределах ожидаемого времени .

Эффективный ответ на электронное сообщение

Планирование времени на обработку электронных сообщений

Что вы измените?

Факторы успеха при обработке и систематизации электронной почты.

ЧАСТЬ IV. ЭТАП РАССТАНОВКИ ПРИОРИТЕТОВ И ПЛАНИРОВАНИЯ

Глава 10 . Расстановка приоритетов и планирование

Что вы используете: Календарь или список дел?

Использование Календаря для расстановки приоритетов и планирования

Создание базового календаря

Что будет размещаться на базовом календаре

Учет времени, затраченного на дорогу

Учет резервного времени

Использование сообщений о том, что вы находитесь в отъезде

Учет неожиданных экстремальных ситуаций

Расстановка приоритетов СВД на Календаре

Вы чувствуете себя не в своей тарелке, когда не выполняете какое-либо действие?

Установка отображения Панели управления при загрузке Outlook .

Выполнение обещаний, данных самому себе, является приоритетным

Просьбы о посещении совещаний и встреч

Что это, и выполнимо ли это?

У вас есть вся необходимая информация?

Связано ли совещание/встреча со значимыми целями?

Вы можете делегировать его?

Можете ли вы объединить его, добавив к существующему совещанию или повестке дня?

Каковы приоритеты?

Использование цветового кодирования на Календаре для дифференциации действий

Эффективное использование времени путем создания ограничений

Обновление Панели управления

Недельный обзор

Планирование Недельного обзора

Приоритетное выполнение Недельного обзора

Что делать, когда вы все забросили?

Прохождение полного цикла

Какие изменения вы внесете?

Факторы успеха при расстановке приоритетов и планировании

Заключение

Алфавитный указатель