Организация пресс-конференции

Пресс-конференция – мероприятие, имеющее немаловажное значение для компании. От того насколько удачно и интересно она пройдет, во многом зависят дальнейшие успехи фирмы. Поэтому подготовке пресс-коференции нужно уделить достаточно внимания, продумав все до мелочей.

Прежде всего, нужно определить тему пресс-конференции. Обычно это рассказ о новой продукции или услугах, проектах, новых партнерах и достижениях компании в конкурентной борьбе, с целью последующей публикации в СМИ. При выборе темы нужно учитывать, что пресс-конференция пройдет более эффективно, если ее тема будет носить информативный, а не рекламный характер, будет интересна более широкой аудитории слушателей.

Далее нужно определиться со временем и местом проведения пресс-конференции. Это очень важный момент, так как от этого может зависеть количество журналистов, которые придут. При выборе даты нужно учитывать время публикации газет, еженедельные издания в основном выходят во второй половине недели, соответственно пресс-конференцию целесообразнее проводить в первой половине, тогда статьи о ней появятся уже в ближайшем номере. Необходимо учитывать и мероприятия, запланированные другими организациями или органами власти, чтобы не получилось накладок одного события на другое. Стоит избегать при выборе времени проведения пресс-конференции пятницы, так как у многих это последний день рабочей недели и материал уже не попадет в субботний выпуск. Что касается выбора места проведения, то это может быть как офис компании, так и гостиница, сейчас очень многие гостиницы имеют специальные помещения для проведения пресс-конференций, оборудованные всем необходимым. В последнее время большое распространение получили пресс-конференции за городом. Но в этом случае нужно будет или доставить приглашенных до назначенного места или обеспечить их схемами проезда.

Когда время и место конференции будет определено, можно подумать и о приглашениях. Для начала нужно составить список представителей прессы, которым выбранная тема будет интересна, чтобы не тратить зря ни своего времени, ни времени журналистов. После того как список приглашенных будет готов, можно начинать рассылать приглашения, предварительно указав в них время и место пресс-конференции. Нелишним будет указать и ее планируемую продолжительность, а еще лучше приложить к приглашениям небольшую программку с перечислением в ней всех важных персон, которые будут присутствовать на мероприятии. Количество приглашений зависит от целей пресс-конференции и от ее бюджета. Как правило, все приглашенные не приходят, поэтому приглашений можно послать чуть больше. Через несколько дней можно обзвонить приглашенных и уточнить будут они присутствовать на конференции или нет, чтобы получить уже более точный список присутствующих.

Необходимо позаботиться и о бэджах для сотрудников компании и гостей, на них должны быть четко написаны фамилии и имена. Заранее продумать нужно и содержание пресс-кита, в него обычно помимо папок, ручек, различных буклетов входят и информационные материалы: графики, таблицы, официальные письма, речи экспертов. Не нужно забывать о пресс-релизе, в котором указываются докладчики и VIP-персоны с их должностями, чтобы журналистам было легче ориентироваться.

Самых приветливых и коммуникабельных сотрудников включают в группу по регистрации и приему гостей, которая располагается за столом при входе в конференц-зал. Данная группа создается для приветствия и регистрации гостей, а также ее участники раздают посетителям необходимые материалы и сувениры, а при необходимости провожают до конференц-зала.

Нужно решить, кто будет выступать на пресс-конференции, чаще всего это руководитель компании или специалист, хорошо разбирающиеся в данной теме или проблеме. Докладчик должен уметь свободно держаться в большой аудитории, уметь четко формулировать свои мысли и подробно объяснять, а также быть готовым ответить на все вопросы журналистов. Желательно, чтобы выступающий говорил в микрофон, это позволит донести информацию до всех присутствующих в зале. Обязательно присутствие на пресс-конференции модератора, который будет объявлять выступающих и следить за вопросами из зала. Количество выступающих не должно превышать трех человек, не считая модератора. Чтобы не возникало повторов в выступлениях, каждый из них заранее должен подготовить список вопросов, которые он будет освещать в своем выступлении.

Если на пресс-конференции планируется показ слайдов, то нужно подготовить экран для их показа. Лучше, если он будет большим и находиться будет не в углу, а в центре зала, чтобы у всех присутствующих была возможность увидеть демонстрируемые изображения. Слайды не должны содержать длинных текстов, потому как время их показа ограничено несколькими минутами, а иногда и секундами, длинный текст просто не успеют прочитать. Тоже касается и сложных таблиц и схем.

Желательно обеспечить присутствие на мероприятии своих сотрудников, чтобы они общались с представителями СМИ до начала мероприятия и после него - во время фуршета, предоставляя им нужную вам информацию.

Что касается продолжительности мероприятия, то лучше, если оно будет длиться не более часа. Иначе аудитория устанет и у нее не останется энергии, чтобы задавать интересные вопросы и выслушивать на них ответы.

После официальной части обычно устраивают фуршет. Для его подготовки нужно заранее найти компанию, которая займется его организацией. Во время фуршета у прессы и докладчиков есть возможность пообщаться в неформальной обстановке, задать интересующие вопросы, договориться об интервью и новых встречах. Общение во время фуршета иногда оказывается гораздо продуктивнее, чем сама пресс-конференция.

После пресс-конференции необходимо будет связаться с присутствующими на ней журналистами еще раз, возможно, им понадобится дополнительный материал, например, количество докладов, список участников, или они захотят встретиться с руководителем компании. Не забудьте позвонить и тем, кто не пришел, может им нужно выслать какие-то материалы по почте.

Главное, это на каждом этапе подготовки пресс-конференции знать, чего вы хотите добиться в результате, и тогда успех гарантирован.