Некоторые проблемы организации на малых и средних предприятиях

Автор(ы): Дышловой И.Н.

Каждый, наверное, согласится с утверждением, что предпосылкой для хорошего планирования и  действенного контроля является строгая, четкая, соответствующая поставленным целям организация дела. Именно на небольших предприятиях организация производства должна оставаться простой и максимально гибкой. С другой стороны, организация производства и правила никогда не должны становиться самоцелью.

Истинные проблемы малых и средних предприятий являются почти всегда элементами заколдованного круга плохой организации. Неспособность шефа и других сотрудников делегировать задачи, стиль руководства и традиции, унаследованные от прошлого,  не дают возможности в достаточной степени освободиться от рутинной деятельности.

При рассмотрении различных «проблемных» ситуаций оказывается, что они имеют две общие черты. В каждой из таких ситуаций заключена скрыто или явно, но «цель». С другой стороны, всегда имеется «препятствие», которое затрудняет нам достижение этого положения вещей так, как мы это себе представляем. Но для большинства проблем характерно то, что они постепенно становятся всё более заметными, а затем также постепенно теряют своё значение. Многое также зависит и от благоприятного случая. Способность использовать благоприятные случаи проявляется в независимости решать проблемы. Чтобы действительно «поймать удачу», нужно иметь очень четкие представления о долгосрочных целях. Только если знаешь, по какому признаку распознаётся то, что ищешь, достаточно одного короткого испытующего взгляда, чтобы своевременно воспользоваться благоприятным случаем, который время от времени представляется.

В зависимости  от того, куда Вы отнесёте Ваши управленческие и организационные проблемы, Вы должны решить, будете ли Вы и с какой срочностью предпринимать усилия для осуществления рационализации.           

 Окружающий мир постоянно выдвигает по отношению к предприятиям всё новые требования. В области производства и сбыта рационализация проводится уже давно. Но сегодня, для обеспечения работы предприятия на длительный срок необходимы более активные усилия в области руководства,  организации и управления.

Основными функциями управления являются:

1) сбор (данных и информации);

2) обработка  (данных и информации);

3) промежуточное хранение (данных и информации);

4) выдача (данных и информации).

Эти 4 основные функции должны выполняться как можно более эффективно и экономично.

Управление может выполнять и другие функции. Например, обрабатывать данные таким образом, чтобы сделать возможной ориентированность всей деятельности предприятия на результат, чтобы все соответствовало обычаям, принятым в ведении дел  в отрасли, и чтобы были выполнены требования закона. Данные в управленческом смысле – это четко фиксируемая, однозначно определяемая, по возможности имеющая количественное выражение информация.

Есть много предприятий, которые производят только «управление», т.е. не делают ничего материального и добиваются при этом большого экономического успеха.

Так как управление предприятием с функциональной точки зрения не является четко отграниченным подразделением предприятия, а представляет собой многоклеточный комплекс, пронизывающий всё предприятие, следует избавиться от мнения, что управление «непродуктивно». Рассмотрим управление как явление необходимое и положительное. Если мы признаём необходимость управленческой деятельности и хотим, чтобы она была как можно более экономически целесообразной, то критическую оценку следует начать с самого себя. Кто не сетовал на то, что ему нужно 25 часов в сутки для того, чтобы справиться только с важнейшей работой. Конечно, время невозможно увеличить, его можно лучше использовать.

Причины, где теряется время:

• ошибочная постановка цели и планирования;
• отсутствие приоритетов;
• слишком большая уступчивость по отношению к нарушениям;
• «сдержанность» в делегировании;
• недостаточность содержательных обсуждений и общений;
• недостаточность обратной связи;
• непоследовательность в осуществлении задуманного.

Знаешь, где теряешь - уже половина успеха. Хотя для лечения болезни личной потери времени нет универсального лекарства, все же имеются испытанные пути самопомощи.

1.Делайте любое дело с первого раза. Этим Вы сэкономите время, избежав повторной подготовительной работы, которая будет не нужна, время на обнаружение ошибки и её исправление.

2.Работайте над проблемой по возможности в один приём. Согласитесь, что один час непрерывной работы даст намного больше, чем десять раз по 6 минут.

3. Составьте себе анализ поглотителей времени и правильно определите приоритеты. Запишите полностью хотя бы за один день, чем Вы были заняты.

В конце дня проведите оценку, были ли поручения, беседы и другие виды деятельности:

во-первых: очень срочными = 1

                         не срочными = 2

во-вторых:   очень важными для Вас (для предприятия)  = А

                  не очень важными для Вас (для предприятия) = Б

Затем разместите все Ваши действия как показано на графике:

• Главнейший приоритет должен быть отдан тем задачам, которые получили оценку 1/А. Во-первых они важны, во-вторых, находятся у критической отметки по времени.
• Во вторую очередь следует заняться задачами, которые также являются важными, но не такими срочными 2/А.
• Основными поглотителями времени являются вопросы, которые Вы оценили 1/Б. Попытайтесь выяснить, кто Вам их «делегировал» и постарайтесь делегировать их дальше.
• Оценку 2/Б Вы поставили тем вопросам, которые, если быть честным, Вы сами считаете не дающими ничего полезного. Эти дела по поступлении оставляйте без внимания.

Когда такой подход к делу станет обычным, возникнет ощущение, что час стал больше. Во всяком случае переходите к обработке следующей по приоритетности задачи только после того, как все вопросы более приоритетной задачи решены.

4.Составляйте себе план на день располагая задачи в очерёдности (согласно п.3). То, что не сделано, можно запланировать на следующий день или делегировать кому-то другому.

5.Выделите себе какое-то количество времени на обдумывание.

6. Используйте ежедневно по меньшей мере 10 минут для пополнения знаний в своей области деятельности.

7. Подходите к проблемам хотя бы по методу ППМ:

Избегая двухступенчатости:  проблема  мероприятие, пользуйтесь тремя ступенями:проблемапричина мероприятие.

Пытайтесь отыскать причину каждой проблемы.

В чём причина?

Почему?

Где её нет?

Почему здесь, а не в другом месте?

Какие препятствия возникают?

Стремление быть динамичным и «энергично браться за дело» делает многих людей «спонтанно действующими». По принципу «дай мне проблему, и я дам тебе её решение» принимаются решения, которые являются быстрыми, смелыми и неправильными. Организация самого себя является для многих людей одной из самых сложных проблем в жизни.

Хорошая организация самого себя, владение ситуацией в «управлении собой» является предпосылкой, дающей возможность успешной организации предприятия.

Как организаторы, мы также хотим установить на предприятиях, где люди и материальные средства взаимодействуют для определённых целей, рассчитанный на длительное время определённый порядок. От этого следует отделить импровизацию. Она не является рассчитанным на длительное время порядком и действительна для отдельных случаев. Именно на малых предприятиях часто встречается такая «форма организации». К сожалению, ещё чаще, чем импровизация, встречается диспозиция как определяющий элемент организации. Диспозиция (распоряжение) означает регламент или структуру, действующую для отдельного единичного случая.

Понятие «организация» включает в себя 3 основные задачи. Организация должна:

• определять, кто, какие решения должен принимать (структура);
• определять, что должно делаться в первую очередь; (последовательность)
• указывать, как задания, выполненные порознь в рамках разделения труда,  должны быть снова сведены в одно целое (интеграция).

Основными элементами, с которыми мы имеем дело при решении организационных вопросов, являются

• задачи;
• люди («исполнители задач»);
• информация;
• материальные средства.

Как в теории, так и на практике различают отношения структурные и исполнительские. Практически это речь о 2-х сторонах одного и того же. Но рассматривать их рекомендуется отдельно.

	1	→
		2