Некоторые проблемы организации на малых и средних предприятиях

Автор(ы): Дышловой И.Н.

Организация структуры

Организационная структура определяет отношения между отдельными частями предприятия. Структурная организация не только делит задачи, но и регулирует сотрудничество между ними. Структурные отношения можно нагляднее пояснить на примере. Речь идёт о:

• формулировании для персонала его части общей задачи;
• использование материальных средств;
• связях между отделами (исполнителями);
• директивных отношениях (прохождение инстанций);
• не директивных отношениях (коммуникационные и транспортные пути).

Бросается в глаза, что структурные организации разных предприятий сильно отличаются друг от друга. Причина заключается в различных традициях и развитии предприятий, но прежде всего в оценке следующих принципов:

• целесообразность (соответствие цели предприятия);
• экономичность (высокая рентабельность);
• равновесие (гибкость, приспособляемость);
• координация (сотрудничество между исполнителями).

Важно, чтобы для каждого подразделения  в рамках организационной структуры были четко установлены определённые:

• задачи, обязанности;
• компетенция;
• ответственность.

Именно на малых предприятиях в отличие от больших должны особо учитываться имеющийся в наличии персонал и материальные средства.

Если задача делится на части при распределении между подразделениями таким образом, что каждое из них получает одинаковые задания, то это количественное разделение объёма работы.

Например, все сотрудники-исполнители занимаются всеми  делами, которые поступают от «их» клиентов. В таком случае мы имеем дело с децентрализацией. Деление по виду означает, что подразделения получили неодинаковые, различные по виду пакеты задач. Деление по виду соответствует централизации.

Одно из основных правил науки об организации гласит, что уровень, принимающий решения, должен совпадать с уровнем компетентности. Иначе говоря, решать должен тот, кто понимает в данном деле или несёт за него ответственность. Там, где грешат против этого, начинает, как опухоль, разрастаться бюрократия, чьей высочайшей целью является «корректная неподвижность».

А – фактический диапазон деятельности.

Организация исполнения (функциональная)

 Целью организации исполнения является обеспечение оптимального пространственно-временного взаимодействия между людьми, средствами производства и видами работы. Исполнительские взаимоотношения динамичны и имеют последовательный характер. На переднем плане находится рабочее место. Рабочие процессы объединяются в структуру,служащую выполнению задач, путём создания временных и пространственных отношений. Для этого весь необходимый для достижения цели процесс исполнения:целесообразно разделить на части; установить их целесообразную последовательность.

Структура рабочих мест однозначно зависит от количества предметов, деталей, документации, информации и т.д. и времени на их обработку. Такой двойной подход должен гарантировать, что все необходимые операции не будут упущены из вида, чтобы избежать двойной работы.

Всё более усложняющееся законодательство и постоянно обостряющаяся конкуренция выдвигают всё более высокие требования именно по отношению к малым и средним предприятиям. Наряду с интуицией и личными качествами предпринимателя, которые оказывают большое влияние на успех предприятия, всё большее значение приобретает качественная информация как внутри предприятия, так и из внешнего мира. Информация ценна тогда, когда она правильна, своевременна и может быть рассмотрена в сочетании с другой качественной информацией.

Хорошо продуманная организация (структурная и исполнительская) в сочетании с хорошо функционирующим учётом является предпосылкой для рационального руководства предприятием. Основная информация внутри предприятия поступает из бухгалтерии. Так как доля расходов на управление в накладных расходах постоянно растёт, следует именно здесь использовать все возможности для рационализации. Для выполнения административно-управленческих работ имеется различная оргтехника, которая должна более интенсивно использоваться на малых и средних предприятиях.

Организация

Формирование структуры и функций всех подразделений, функционирование всех процессов может быть достигнуто путём:

• улучшения бухгалтерского учёта;
• создания  учёта данных и внедрения их обработки;
• использования соответствующего персонала;
• улучшения документооборота и обработки корреспонденции;
• приобретения и использования оргтехники и оборудования.

 Контроль

Для успешного руководства предприятием важна постоянная проверка происходящих на предприятии процессов и их результатов. Прежде всего, сравнение фактического положения вещей с запланированным, с данными предыдущего периода или с данными по данной отрасли. Отклонения могут являться сигналами, побуждающими к принятию соответствующих мер. Контроль может проводиться, например, по следующим позициям:

Финансы

Финансовый план, расходный бюджет, кредиторы, дебиторы, платёжный оборот и т.д.

Сбыт

Обороты/суммы по товарам и группам товаров, клиентам, областям сбыта; услуги представителей (агентов), комиссионные и т.д.

Персонал

Выработка, зарплата, штатное расписание, график работы и т.д.

Снабжение/материальное хозяйство

Цены (контрпредложения), поступления товаров, складское хозяйство

Производство

Оптимальная организация рабочих мест, загрузка мощностей, производительность и т.д.

Сроки проведения проверок

Большинство контрольных проверок также должно планироваться. Некоторые виды контрольных проверок рекомендуется проводить выборочно без предварительного предупреждения о них. Выявленные при этом грубые отклонения служат поводом для проведения детального исследования. При этом иногда выясняются обстоятельства, о которых на предприятии никто и не думал. Знание причин и обстоятельств дают возможность предпринимателю провести соответствующие мероприятия или сделать корректировку плана.

Показатели

Показатели – важнейший инструмент контроля. Они указывают на слабые места и сигнализируют об отклонениях от плана,  это прекрасный инструмент для руководства предприятием, позволяющим делать оценочные выводы и принимать соответствующие решения.

Предпринимателю показатели нужны, чтобы:

• из всей массы выделить наиболее существенное;
• иметь возможность наглядно прослеживать взаимосвязи, причины и последствия;
• думать соотносительными категориями;
• осознать своё место на рынке, сильные и слабые стороны своего предприятия.

При существующем обилии всевозможных показателей хотелось бы рекомендовать отобрать в первую очередь такие, постоянное наблюдение за которыми дает четкую картину экономического развития предприятия. К таким основным показателям могут быть отнесены:

• рентабельность общего и собственного капитала;
• рентабельность оборота;
• прибыль;
• степень задолженности;
• общая ликвидность.

Решающее значение имеет интерпретация показателей, в результате чего могут быть одновременно  указаны возможные источники потерь и намечены меры для их устранения. Показатели могут выступать как в виде абсолютных чисел (отдельные данные, суммы, разница в цифрах), так и в виде относительных (коэффициенты, расчётные числа, индексы). Сравнение показателей с другими предприятиями, при котором показатели собственного предприятия сравниваются с таковыми в данной отрасли также даёт важные результаты.

←	2
1