Дефекты иерархических структур управления

Лекции по менеджменту — Менеджмент организаций — Дефекты иерархических структур управления

Существующие сегодня организационные структуры управления промышленных предприятий и других хозяйственных организаций в своем большинстве основаны на принципах функциональной специализации (рациональной бюрократии). Такие структуры управления характеризуются развитой иерархичностью. Иерархия, как способ построения организации, зародилась и используется в качестве мощного средства борьбы со сложностью процессов и неопределенностью поведения социально-экономических систем. Однако, из теории систем следует, что все преимущества жесткого централизованного управления в иерархических структурах наиболее полно проявляются лишь в идеальных случаях (нет никаких ограничений на факторы экономической деятельности). Если же такие ограничения постоянно присутствуют, то иерархия теряет свои преимущества, и в системе возникают принципиально неустранимые дефекты, приводящие к потере управляемости.

Таким образом, можно говорить о «кризисе бюрократических структур», ведущих к вырождению организации (как целого). Отражением этих процессов можно считать разнообразные дефекты иерархических структур управления.

Из свойства эмержентности вытекает, что любой критерий оптимизации поведения сложной многоуровневой системы в общем случае не совпадает с суммой локальных критериев оптимизации каждого отдельного звена системы: оптимум суммы не равен сумме локальных оптимумов. Следовательно, какой бы функционал не был бы предложен в качестве критерия оптимальности (прибыль, производительность, управляемость, темпы роста, конкурентоспособность), в принципе, невозможно задать единую непротиворечивую оценку работы системы, как в целом, так и для каждой ее подсистемы.

На этой основе выделяются своеобразные дефекты иерархических структур управления.

Личные, коллективные и общественные интересы, как правило, нельзя полностью согласовать между собой, и, следовательно, особую остроту приобретает проблема иерархии ценностей и приоритетов. Если в организации не имеет места непротиворечивая иерархия дерева целей, становится непонятно, каким целям (коллективным, общественным или индивидуальным) и в каких случаях следует отдавать предпочтение. Вместе с тем отметим, что попытки максимизировать локальные критерии оптимизации каждой отдельной подсистемы могут привести к разрушению системы в целом.
Поток инструкций и циркуляров, непрерывно поступающих сверху, избавляет работника от необходимости думать и решать возникшие проблемы самостоятельно. Должностные инструкции, предусматривающие готовые решения для всех мыслимых событий в системе управления, сковывают инициативу менеджера. Вполне очевидно, что любые ведомственные и межотраслевые циркуляры и административные правила отстают от требования хозяйственной практики. Однако при оценке работы менеджера, как правило, во внимание принимается не реальная полезность для общего дела принятых решений, а степень их соответствия инструкциям. Менеджер, принимая и осуществляя управленческие решения с оглядкой на действующие инструкции, вынужден выбирать не самые лучшие, с его точки зрения, решения, а лишь правозаконные, следовательно, по существу, предусмотренные заранее. Поэтому он в своей работе обязательно отстает от требований рыночной экономики,
Ответственность за принятое решение диффузно «размазана» по структуре, поскольку, как правило, решение готовится, формулируется и одобряется сразу на многих уровнях системы. В процесс принятия решений вовлечено много работников, они делятся друг с другом информацией и мнениями, но предпочитают перестраховаться от ошибок и уйти от личной ответственности. Сложность любой реальной задачи не соответствует возможностям любого самого компетентного руководителя на верхних уровнях системы, поэтому индивидуальная ответственность не может быть установлена с необходимой точностью в каждом конкретном случае. Тот факт, что индивидуальный вклад в процесс принятия решений в организации не всегда можно определить и по достоинству оценить, порождает безнаказанность отдельного работника за ошибочные решения, причем, чем выше уровень в иерархической структуре, тем ниже индивидуальная ответственность, просто потому, что ее невозможно установить.
Безнаказанность за неправильные решения на одном полюсе деятельности превращается в отсутствие права на риск на другом. Известно, что цена ошибки за неправильное решение не идет ни в какое сравнение с наказанием за нарушение должностных инструкций, которые безнадежно устарели, ошибочны и противоречат здравому смыслу: «Инициатива наказуема!» Положение усугубляется тем обстоятельством, что отмена решений руководства не предусматривается, так как это считается, и не без оснований, подрывом авторитета.
Любая иерархическая структура представляет собой, по существу, централизованную систему контроля и управления. С организационной точки зрения одно из назначений централизации функции контроля заключается в стабилизации заданного программой рабочего состояния. Все отклонения от рабочего состояния под влиянием как внешних, так и внутренних возмущающих воздействий заранее считаются вредными и устраняются всеми имеющимися средствами. Однако теперь, когда перемены в технологии, окружающей среде и в отношениях между людьми происходят очень быстро, иерархическая структура становится тормозом технологических и социальных нововведений: иерархические системы всегда поддерживают статус-кво и ужесточают существующую ситуацию. И это происходит тогда, когда гибкость и способность приспосабливаться к происходящим повсюду переменам становятся столь безгранично важными.
Как правило, любая жестко установленная иерархия соподчинения очень быстро приходит в противоречие с реальными технологическими, информационными и управленческими связями. В начале формирования организационной структуры предполагается, что каждый подчиненный при выполнении конкретных заданий ответствен только перед своим линейным руководителем. Но на деле любое задание переплетается с другими, и, выполняя его, приходится иметь дело с параллельными звеньями, функциональными службами и уровнями системы, так что прямое руководство становится и нежелательным, и невозможным. В этом одна из причин непрерывных реорганизаций, столь характерных для многих учреждений. Любая организационная структура быстро теряет четкую линейную форму соподчиненности и превращается в граф линейно-функциональных взаимосвязей с замкнутыми ветвями. Функциональные обязанности - планирование, распорядительство, контроль, подготовка и принятие решений - рассредоточиваются по структурным образованиям; иногда это происходит столь причудливым образом, что верхние уровни оказываются в подчинении у низших; общественные организации, выполняя управленческие функции, вступают в противоречие с административными органами и пр.
В любой иерархической системе имеет место так называемый «принцип Питера», или «закон уровня некомпетентности», изложенный в сатирической форме Дж. Халлом. Смысл его очень верного наблюдения в том, что любой способный энергичный человек, легко и четко справляющийся со своими обязанностями на низших уровнях иерархической системы, обычно быстро поднимается по служебной лестнице, одновременно растут его зарплата и общественный престиж. Но с каждым шагом вверх обязанности у него меняются, и он выполняет их все хуже, поскольку для решения новых административных по своей сути задач у него нет ни знаний, ни таланта, ни опыта. Престиж и зарплата на верхних уровнях иерархии настолько высоки, что ни у кого не хватает духу отказаться от своих высоких должностей, даже если работа не по силам, не приносит удовлетворения и выполняется очень плохо. На верхние уровни доступ уже закрыт потому, что для этого нет оснований; всем ясно, что человек уже не справляется со своими новыми обязанностями, но никто не решается понизить плохого администратора в должности. К тому же нет объективных непротиворечивых оценок количества и качества управленческого труда. Судить приходится по результатам, а на это уходит очень много времени. Начинаются перемещения по горизонтали в «номенклатурном слое» с сохранением должностного престижа и оклада.
В любой многоуровневой иерархической системе наблюдаются нарушения коммуникаций. Управленческие работники всеми силами уходят от личной ответственности и, следовательно, от решений и слишком тесных контактов с начальством и сослуживцами. Лучший способ освободиться от личной ответственности - это создать еще одну комиссию, собрать совещание или образовать новые структуры по типу матричных или штабных. Кроме того, коммуникации в организации нарушаются своеобразными фильтрами, которые действуют на каждом уровне иерархии. Верхние уровни управления не желают терять монополию на информацию и преждевременно раскрывать свои планы, справедливо опасаясь как потерять рычаги управления («кто владеет информацией, тот владеет миром»), так и утечки сведений, в чем особенно заинтересованы конкуренты в теперешних условиях всеобщего промышленного шпионажа. А нижние уровни, действуя по необходимости методом проб и ошибок, не хотят, чтобы начальство знало обо всех промахах и неудачах, которые они легко могут исправить сами.
Некомпетентному ограниченному человеку, занявшему в силу обстоятельств пост начальника, опытные подчиненные стремятся давать только нейтральную или приятную ему информацию. Они быстро приучатся утаивать все негативное, что может вызвать гнев начальства. Никто не хочет попасть под горячую руку и стать главным виновником несчастья. Да и в более легких случаях все знают, что «инициатива наказуема», и стараются избегать трудных поручений. Начальники, страдающие комплексом неполноценности, никогда не могут судить о происходящем объективно, зеркало они объявляют кривым, а гонцу несчастья отрубают голову.
Из рассмотренного выше «принципа Питера» вытекает и такое важное следствие: когда человек, достигший уровня некомпетентности, не очень уверенно чувствует себя на своем месте, он естественно не хочет, чтобы на следующем нижнем уровне иерархии стоял работник, превосходящий его своими способностями. Напротив, некомпетентное начальство старается окружать себя подчиненными, не слишком уверенными в себе и неспособными изобличить его некомпетентность. В результате один некомпетентный менеджер тянет за собой целую группу других некомпетентных, и все они прячутся за общей слабостью всей системы. Возникает положительная обратная связь, усиливающая негативное действие «принципа Питера».
Всякая бюрократическая организация по своей природе стремится не к развитию, не к инновационным трансформациям, а к безудержному количественному росту. Одна из причин такого явления состоит в том, что путь наверх для управленческого работника с каждым шагом становится все труднее, иерархическая пирамида, чем выше, тем уже, мест на вершине всем желающим не хватает и поэтому нужно расширяться. Иначе усиливается «подковерная» борьба с конкурентами, подсиживание начальства и поиск компромата на соперников. Вместо слаженной работы возникает борьба «кланов» и «клик», достигающая в конечном итоге борьбы всех против всех. Но здесь возможны и негласные компромиссы -чиновники умеют создавать работу друг для друга, непрерывно меняя правила игры, сочиняя новые инструкции, новые формы документации и статистической отчетности. Это выдается за инновационный процесс и управленческое творчество.
Описывая свойства сложных систем, можно отметить, что любая хозяйственная организация по своей природе является многоцелевой и, следовательно, многокритериальной. Единого критерия оптимальности или критерия социально-экономической эффективности для таких систем не существует. Любая оценка эффективности поведения системы в целом не совпадает с суммой таких же оценок для каждого звена многоуровневой иерархической системы. Поэтому, какой бы смысл ни вкладывался в понимание целевой функции или показателя эффективности поведения социально-экономической системы, все равно невозможно задать единую непротиворечивую систему оценок работы хозяйственной организации и каждого отдельного ее звена. Из этого факта с неизбежностью вытекает процесс дивергенции моделей социально-экономической системы. В частности, все ее элементы стремятся любой ценой занять наиболее удобное для себя положение за счет всех остальных. В результате невозможно найти прочную основу для консенсуса, и, более того, стремление максимизировать локальный максимум и удовлетворить интересы какого-либо отдельного звена может разрушить систему в целом. Именно в этом глубинная причина краха всех половинчатых реформ и преобразований, даже если для отдельных звеньев они носят «радикальный» характер.
Бюрократическая машина избирает средства деятельности, следуя линии наименьшего сопротивления. Р. Акофф пишет, что бюрократ никогда не пойдет на костер ради общей идеи - он предпочитает обходить препятствия в ущерб общесистемным целям. Эти цели остаются в виде демонстрируемого лозунга, системы ценностей корпорации или ее нравственно-философских принципов. Но на деле высшие цели служат лишь маскировочным прикрытием главного стремления бюрократии - минимизировать перемены и избежать следующих за ними неприятностей. Согласно принципу Ле Шателье если мы накладываем на сложную находящуюся в стабильном состоянии систему какое-либо ограничение или с помощью нововведений пытаемся вывести ее из состояния устойчивого равновесия, то система переходит в новое состояние равновесия, позволяющее ей поглотить изменения, или противодействовать им, или минимизировать их воздействие. Вероятно, принцип Ле Шателье объясняет, почему в сложных социально-экономических системах все радикальные преобразования осуществляются с таким трудом, а то и вовсе не доводятся до конца.
Административная система слишком сложна, чтобы центральный орган мог эффективно управлять поведением всех ниже лежащих звеньев многоуровневой иерархии. Фактор неопределенности в недетерминированных социально-экономических системах вызывает потерю управляемости. Поэтому центр пытается так организовать деятельность подчиненных уровней, чтобы управление системой свелось к примитивным решениям и простым действиям. Отбираются не самые лучшие, а самые простые и осуществимые при всех условиях решения. Ограничения, накладываемые на выбор решения и сокращение альтернатив решений, позволяют малоквалифицированным и некомпетентным людям стать во главе организации. Что касается неординарных, талантливых и творчески настроенных людей, то они в своей деятельности не боятся нарушать корпоративные нормы поведения, иерархию и должностную субординацию, отчего страдает установившийся в бюрократической организации порядок. Поэтому от них стараются избавиться любой ценой.
Всякая социально-экономическая система отличается многоцелевой направленностью поведения. Поведение системы приходится описывать целым набором показателей, критериев и оценок. Однако, в качестве критериев, на основе которых строится целевая функция, как правило, выбираются количественные и легко измеримые (например, известные технико-экономические показатели). Таким образом, зачастую целевая функция не оценивает результаты деятельности и не имеет непосредственного отношения к миссии организации. Классическая организация работает во исполнение своей миссии. Но как только иерархия утвердилась, главной целью управленческих работников на всех уровнях должностной иерархии становится собственное существование, и тогда корпоративные цели и средства их достижения меняются местами: иерархия стремится выжить любой ценой, а миссия организации отходит на задний план, и становятся своеобразным средством оправдания существования такого рода бюрократических структур.
В бюрократических (вырожденных) организациях значение подразделения часто оценивается не столько важностью выполняемой работы, сколько численностью служащих, поэтому все службы стремятся к безудержному экстенсивному росту, ибо число подчиненных определяет авторитет и влияние начальника. Вопреки распространенному мнению иерархический принцип «разделяй и властвуй» не является наилучшим способом борьбы с фактором неопределенности в сложных системах, их много мерностью, нелинейностью, нестационарностью и недетминированностью — иерархия принципиально несовершенна. Дело в том, что любая наугад взятая пара элементов многоуровневой иерархической системы не находится в отношениях непосредственно линей ной субординации.

Таким образом, иерархия на самом деле представляет собой плохо упорядоченную структуру. Поэтому реальные хозяйственные ситуации оказываются неконгруэнтными линейно-функциональной организационной структуре управления.