Формирования эффективной структуры деятельности

Организация любой целенаправленной деятельности обеспечивается совокупностью ограничений, наложенных на разнообразие поведения элементов системы, то есть упорядочением их взаимодействия.

Конкретное состояние взаимодействия элементов данного процесса в определенный момент времени выражается его структурой. Структура процессов многоконтурна, объемна, ее трудно представить целиком. Кроме того, элементы системы могут взаимодействовать определенным образом в течение периодов различной длительности, поэтому структура любой системы изменчива. Одни ее контуры могут оставаться неизменными длительное время (например, прямые долговременные поставки, заинтересованность акционеров), другие – изменяться либо распадаться через короткий промежуток времени (например, длительность рабочего дня, период выполнения исполнителем своей задачи, период отпуска товара покупателю и т. п.). Для упрощения понимания реальных многомерных структур их приходится «разрезать» на плоские структуры в соответствии с задачей, которую ставит перед собой человек – исследователь или менеджер.

Сложность структур деятельностных систем проявляется также и в ограниченных возможностях их отображения, а значит их отслеживания, оценки, совершенствования. Вся мировая практика организации деятельности выработала весьма ограниченный набор способов отображения или фиксации структур для целей руководства деятельностью.

При этом наиболее статичные и долговременные структуры отображают с помощью различных плоских схем, «деревьев целей», сетей, графиков, а также описаний, должностных инструкций, положений и т. п. Структуры средней динамичности (например соотношения значений плановых показателей) представляют в виде расчетов показателей на определенный период. Наиболее динамичные, кратковременные структуры, отображающие взаимодействие элементов конкретного процесса – с помощью правил поведения, рекомендаций, приказов и распоряжений.

Учитывая огромное влияние структуры любого процесса на его качество, для руководства любой деятельностью одной из важнейших проблем является осуществление эффективного контроля за соответствием сложившейся структуры процессов деятельности ее целям, а также своевременное воздействие на нее для улучшения конечных результатов деятельности.

Актуальность этой проблемы постоянно направляет развитие теории и практики организации на разработку методического аппарата решения следующего комплекса задач:

• оценка соответствия структуры процессов и систем целям деятельности;
• формирование (синтез) эффективных структур процессов и систем деятельности;
• преобразование существующих структур в процессе их совершенствования.