Организация управления в подсистеме обеспечения системы управления



Обеспечение нормального функционирования системы управления организации осуществляют следующие подсистемы: правовое обеспечение управления, информационное обеспечение управления, обеспечение техническими средствами управления, методическое и нормативное обеспечение управления, делопроизводство.

Правовое обеспечение управления.

Правовое обеспечение - составная часть системы управления организации и заключается в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления для обеспечения высокой эффективности производства, укрепления дисциплины, охраны труда работающих и повышения уровня социально-экономического развития организации.

Основные цели правового обеспечения управления:

• правовое регулирование отношений в процессе управления организации;
• защита прав и законных интересов организации, а также прав и законных интересов работников.

Задачами подсистемы являются:

• применение норм действующего законодательства;
• разработка и утверждение локальных нормативных актов;
• подготовка предложений об изменении действующих или отмене устаревших нормативных актов, изданных в организации;
• применение предусмотренной действующим законодательством юридической ответственности и других мер воздействия за нарушение закона.

К нормативным актам организации относятся:

• распорядительные акты - приказы;
• положения, устанавливающие задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделений и служб организации и их руководителей;
• должностные инструкции, устанавливающие права и функциональные обязанности лиц административно-управленческого состава и специалистов;
• стандарты предприятия (СТП), устанавливающие нормы, правила, требования организационно-методического и технического характера, регламентирующие взаимоотношения руководителей подразделений, служб и отдельных лиц, участвующих в управлении организацией;
• другие акты с учетом специфики производства.

Нормативные акты разрабатываются соответствующими подразделениями и службами организации и издаются руководителем по согласованию с соответствующими общественными организациями и обязательны для подразделений, служб и должностных лиц, которым они адресованы.

Нормативные акты организации подлежат обязательной правовой экспертизе на соответствие требованиям законодательства, проводимой на заключительной стадии подготовки проекта нормативного акта к утверждению. В целях придания юридической силы управленческим решениям издаются правовые акты: приказы, распоряжения и указания. Приказы издаются руководителем организации, а распоряжения и указания руководителями подразделений и служб.

Приказы, распоряжения и указания разрабатываются и представляются на утверждение соответствующим руководителям подразделений и служб, к сфере деятельности которых относятся вопросы, решаемые этими правовыми актами.

В организации устанавливается единый порядок учета, регистрации и контроля за выполнением приказов, распоряжений и указаний.

Для разрешения споров между подразделениями и службами в организации может быть создана арбитражная комиссия.

Головным подразделением - носителем функций подсистемы "Правовое обеспечение управления" является юридическая служба организации (юридический отдел, юридическое бюро, юрисконсульт). Юридическая служба осуществляет общее методическое руководство деятельностью в области правового обеспечения, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль этой деятельности.

Руководство организации и юридическая служба несут ответственность за законность нормативных актов организации и правовых актов ненормативного характера.

Информационное обеспечение управления

Информационное обеспечение системы управления организации состоит в организации целенаправленных массивов информации и информационных потоков, а также включает сбор, хранение, обновление, переработку и передачу информации для анализа полученных результатов, подготовки, обоснования и принятия управленческих решений органами управления организации.

Цель информационного обеспечения управления организацией - своевременное представление подразделениям управления необходимой и достаточной информации для принятия решений.

Задачи информационного обеспечения:

• выявление, регистрация, обработка и выдача данных, характеризующих фактическое состояние процессов производства и управления;
• определение отклонений фактических показателей производственной деятельности от установленных в планах;
• обработка полученных данных о состоянии процессов производства и управления;
• распределение информации между руководителями, отдельными подразделениями и исполнителями;
• обеспечение органов управления и специалистов научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки и техники, организации производства и управления.

В организации для решения первых четырех задач головным подразделением является отдел АСУ, ИВЦ или другое подразделение, занимающееся информационными технологиями и компьютерной техникой.

Головным подразделением для решения пятой задачи является служба HTИ (отдел НТИ, бюро НТИ, бюро рационализации и изобретательства, патентно-лицензионная служба и т.п.) с научно-технической библиотекой. Головные подразделения подсистемы "Информационное обеспечение управления" осуществляют общее методическое руководство деятельностью; организации в области информационного обеспечения, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль этой деятельности.

При организации информационного обеспечения управления организации необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• упорядоченность, точность, достоверность и своевременность представления информации для решения задач управления, а также однозначность и удобство ее восприятия;
• адресность и необходимая детализация информации в соответствии с уровнем управления;
• интеграция организации процессов передачи и преобразования информации;
• ориентированность на использование преимуществ автоматизации управления.

Информационное обеспечение включает организацию:

• массивов информации;
• потоков информации;
• процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации.

При организации массивов информации необходимо использовать унифицированные системы документации (УСД) и государственные классификаторы, а также классификаторы отраслевого уровня и уровня основного звена (предприятия, объединения).

Организация потоков информации предполагает:

• определение источников и потребителей информации в соответствии с задачами управления;
• определение состава информации, периодичность ее циркуляции и форм представления;
• разработку документооборота;
• использование комплекса технических средств управления для организации потоков информации;
• установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

Организация процессов сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации предполагает:

• разработку технологии обработки и прохождения информации с использованием необходимых технических средств управления;
• подбор и обучение кадров по обработке информации;
• распределение между подразделениями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребителя.

Обеспечение техническими средствами управления

Система управления организацией оснащается техническими средствами для повышения производительности и эффективности управленческого труда. При этом необходимо учитывать требования комплексного использования средств по видам работ.

Нормативы обеспечения техническими средствами управления разных видов работ разрабатываются для различных категорий специалистов и служащих в зависимости от содержания и объемов выполняемых ими работ и уровня загруженности этими работами в течение года.

Головными подразделениями по подсистеме целесообразно назначить; по обеспечению системы управления компьютерной техникой - отдел АСУ, ИВЦ или другое подразделение, занимающееся эксплуатацией компьютерной техникой, а по обеспечению системы управления организационной техникой - подразделение, ответственное за организацию управления хозяйственного субъекта.

Головные подразделения подсистемы "Обеспечение техническими средствами управления" осуществляют общее методическое руководство деятельностью организации в области обеспечения техническими средствами, а также планирование, организацию, мотивации и контроль этой деятельности.

Методическое и нормативное обеспечение управления.

Методическое и нормативное обеспечение управления организацией состоит в организации разработки документов и ведении нормативного хозяйства организации.

Нормативное хозяйство организации - совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического и экономического характера, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации производства и управления.

Целями подсистемы "Методическое и нормативное обеспечение управления" являются:

• создание правовой, методической и расчетной базы для осуществления функций управления организацией;
• организация производственных процессов и процессов управления на основе научно обоснованных регламентирующих документов и норм;
• обеспечение режима экономии трудовых, материальных, финансовых ресурсов.

Документы организационного, организационно-методического и организационно-распорядительного характера регламентируют функции, права и обязанности организации в целом, его подразделений и отдельных работников, в том числе технологию выполнения управленческих функций. Головным подразделением в данном случае является служба стандартизации; подразделение, ответственное за организацию управления, а в случае его отсутствия - ОТиЗ.

Документы технического и нормативно-технического характера peгламентируют технические требования к осваиваемой и выпускаемой продукции, технологии ее изготовления, метрологическому обеспечению, оснастке, инструменту, оборудованию, средствам транспорта и связи и т.п. Головным подразделением является служба стандартизации и соответствующие службы по принадлежности технической документации.

Документы технико-экономического и экономического характера регламентируют натуральные и стоимостные показатели норм расхода всех видов ресурсов, используемых в организации. Головными подразделением являются планово-экономический отдел; подразделение, ответственное за организацию управления.

В процессе организации разработки документов и ведения нормативного хозяйства головные подразделения обеспечивают общее методическое руководство в данной области, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль деятельности.

Головные подразделения обеспечивают:

• изменение регламентирующих документов, норм и нормативов по мере развития производства и управления;
• своевременное снабжение документами, нормами и информирование о них заинтересованных подразделений и вышестоящих организаций;
• систематический контроль за внедрением и соблюдением норм, правил и требований, установленных в документах.

Делопроизводство

Цель делопроизводства - организация работы с документами, обращающимися в системе управления.

Задачи делопроизводства:

• прием поступившей внутренней и внешней документации, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;
• оформление и отправка исходящих документов, машинописное изготовление документов и их оперативное размножение;
• контроль за сроками исполнения документов и ведением делопроизводства в подразделениях;
• формирование дел и сдача их в архив;
• хранение и обеспечение использования документов и ведение архива организации;
• регулярное проведение экспертизы научной и практической ценности документов для определения срока их хранения;
• методическая помощь специалистам и служащим в ознакомлении со основами делопроизводства.

Оформление документов проводится в соответствии с требованиями государственных стандартов.

Головными организациями подсистемы "Делопроизводство" являются канцелярия и архив.

Головные подразделения осуществляют общее методическое руководство деятельностью организации в области делопроизводства, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль.