Совет производственной фирмы (АО), его функции и практическая деятельность



Крупные промышленные предприятия имеют боле сложную организационную структура управления. Это связано с большим масштабом их деятельности, а также с тем, что в своем большинстве они являются акционерными общества (АО).

В мировой и отечественной практике управления акционерными компаниями присутствует, как правило, своеобразный надстроечный орган управления (надстройка над исполнительными органами — президентом, вице-президентом) — совет фирмы (наблюдательный совет, совет директоров). Уже во время поиска вкладчиков первейшим делом является создание такого совета директоров.

Считается, что важны все четыре составляющих успеха бизнеса:

• хороший состав управленцев;
• хороший план дела;
• хорошие вкладчики;
• хороший совет директоров.

Функции такого совета:

А. Соблюдение интересов вкладчиков:

• работать на благо вкладчиков и контролировать для них программы компании;
• способствовать решительным действиям компании и ориентироваться на их одобрение вкладчиками;
• доводить до акционеров результаты финансовых ревизий и основных докладов.

Б. Финансовое управление и контроль:

• рассматривать и принимать финансовые программы;
• устанавливать и объявлять дивиденды;
• устанавливать и контролировать политику по акциям;
• одобрять бюджет на год;
• предоставлять на выбор акционерам независимых ревизоров по рекомендации президента.

В. Общие направления и планы:

• проверять исполнительскую дисциплину;
• определять общую политику компании;
• влиять на содержание и качество долгосрочного плана;
• представлять необходимые вопросы по приобретениям и реорганизации на одобрение акционеров.

Г. Организация работы с кадрами:

• следить за изменениями в оргструктуре;
• избирать председателя совета и других руководителей;
• утверждать разделение обязанностей между председателем и президентом;
• рассматривать работу президента;
• одобрять рекомендации президента по назначениям, поощрениям и отстранениям менеджеров, непосредственно подчиненных президенту;
• устанавливать оплату председателю и президенту.

Д. Оперативный контроль:

• одобрять действующий бюджет и рассматривать прогнозы по его выполнению на каждом заседании;
• определять необходимый объем информации, представляемый Совету президентом;
• вырабатывать рекомендации по активизации деятельности АО.

Е. Разное:

• определять политику окладов, пенсий, премий;
• следить за моральным климатом;
• назначать комитеты по отдельным вопросам.

Заседание совета собирается ежемесячно в первый год, дважды в квартал во второй год существования фирмы и далее ежеквартально.

Перечень рекомендаций членам Совета:

• никогда не работайте без бизнес-плана, годового бюджета и прогнозов;
• не лезьте слишком далеко "на кухню", но и не уходите далеко от нее;
• встречайтесь по графику со стандартной повесткой дня;
• помогайте президенту.

Советы президенту:

• никогда не начинайте год, не имея бюджета;
• установите зону контроля для эффективного управления;
• установите систему открытых связей с Советом;
• не перенаправляйте работу наверх;
• передавайте работу вниз;
• не управляйте АО "в прогулке по нему";
• учитесь быть сильным и волевым;
• учитесь общаться на простом языке;
• знайте, как надо вести документацию;
• знайте, как выполняются Ваши указания, как фильтруется Ваша почта, как составляется порядок дня.

Роль долгосрочного плана, бюджета и прогноза в работе Совета

Долгосрочный план на 3—5 лет принимается, по крайней мере, за три месяца до начала периода.

Рекомендуемое содержание:

• доклад по развитию относительно предыдущего плана;
• анализ ситуации (обзор усилий, недостатков, достижений);
• обеспечивающие программы, проекты доходов и прибылей;
• основные проблемы — экономические, технологические, политические.

Бюджет — ежегодный контракт между президентом и Советом. Он включает:

• доходы и расходы (помесячно);
• поток денег через кассу (ежемесячно);
• ежеквартальный балансовый отчет;
• расходы на основные фонды (ежемесячно);
• изменение цен (ежеквартально).

Прогноз готовится специальным менеджером на месяц по реальному выполнению бюджета. Он начинается с прогноза сбыта. Обычно составляется на следующие четыре квартала:

• по продажам;
• годовому доходу;
• прибыли;
• расходам.

Президент составляет сводный прогноз для Совета по форме табл. 1.

Таблица 1 Форма сводного отчета и прогноза для Совета

	I квартал			II кварт.	III кварт.	IV кварт.	Год
	Бюджет	Факт	Прогноз	б ф пр	б ф пр	б ф пр	...
Бухгалтерские данные
Сбыт
Себестоимость
Разница
Расходы:
- Торговые
- Маркетинг
- НИР
- Прочие
Прибыль (убыток)
Инвентаризация
Состояние наличности

Ритм менеджмента

Долгосрочный план, бюджет, прогноз, а также общий деловой календарь обеспечивают согласованную работу менеджера — сотрудничество между Советом и президентом определяет большинство из функций менеджера на уровнях ниже президентского.

Типовая повестка заседания Совета:

• обзор накопившегося;
• бизнес на основе накопившегося опыта;
• одобрение финансового доклада;
• доклад президента;
• разное.

Доклад президента содержит:

• текущие прогнозы;
• разделы (инженерное дело, финансы, рыночное дело, сделки (производство);
• доклад центра прибылей;
• доклад по корректировке основных целей.

Ограничения прерогатив президента:

• бюджет представляется Совету ежеквартально;
• президент разрешает расходы на основные фонды (к примеру, в сумме 20 тыс. долларов, если они есть в бюджете), остальное решается в Совете;
• до 3 тыс. долл. (пример), если их нет в бюджете;
• Совет одобряет все главные назначения и оплаты по ним;
• Совет одобряет все биржевые операции и расходы на них.

Индикаторы неблагополучия в работе президента и АО (для Совета):

• президент допускает отсутствие прогноза;
• пониженный уровень активности, постоянно негативное отношение, плохое ведение внутренних дел;
• изменения в таких документах, как долгосрочный план, квартальный отчет, годовой бюджет;
• возрастание добавок к жалованию и премий без согласования с Советом и малооправданных работой;
• существенные изменения в структуре менеджмента, особенно в пользу сферы контроля президента;
• тенденции президента "заморозить" Совет техническим языком;
• тенденции президента перекладывать ответственность на Совет;
• попытки подчиненных президента доставить информацию на Совет в его обход.

Минимум информации для президента:

• план-график работ;
• финансовая отчетность;
• долгосрочный план;
• штатное расписание;
• годовой бюджет;
• информация о проектах;
• последний прогноз;
• последняя финансовая отчетность;
• штатное расписание;
• информация о проектах.