Детальный анализ процессов



Детальный анализ логики процессов можно проводить, используя распространенные символы, недавно применявшиеся для разработки алгоритмов программ. Данный язык моделирования применяется в методологических подходах ТОМ (Total Quality Management), CPI (Continuous Process Improvement), BPI (Business Process Improvement) и других.

Пример блок-схемы, изображающей процесс «стрижки», представлен на рисунке 1.

Для анализа системы ответственности внутри процесса используют матрицы распределения ответственности, комментарии к блок-схемам, но наиболее наглядно распределение ответственности за выполнение отдельных операций процесса изображает функциональная блок-схема (см. рис. 2.).

Более детально систему ответственности по отдельным операциям, составляющим процесс, можно моделировать и анализировать с помощью системных моделей организационных взаимоотношений, предложенных Клиландом и Кингом.

Рис. 1 Блок-схема процесса стрижки (начало)

Каждая задача процесса связывается с исполнителями, другими задачами процесса или другими процессами с помощью представленной на рисунке 3.

На этой схеме задача «Разработка должностной инструкции» однозначно связывается с различными исполнителями этой задачи. Распределение обязанностей по этой задаче отображается с помощью условных обозначений.

Описав подобным образом все задачи, входящие в процесс, можно изобразить весь процесс (см. рис. 4.).

Рис. 2 Функциональная блок-схема процесса

Для анализа и оптимизации временных характеристик процесса можно применять сетевую матрицу. Данный инструмент позволяет отразить не только временные параметры входящих в процесс операций, но и систему ответственности за выполняемые действия. Кроме этого, достоинством настоящего метода является возможность полноценного использования методов сетевого планирования и управления, таких, как СРМ (Critical Path Method) и РЕRТ (Program Evaluation and Review Technique).

На рисунке 5 представлен пример сетевой матрицы. Сплошными линиями изображаются работы (если используется сеть «узел - событие»), пунктирной линией изображается ожидание (резерв) и штрих - пунктиром - зависимость, идущая по вертикали.

С помощью сетевых матриц можно определять работы, лежащие на критическом пути, частные и общие резервы операций процесса.

Сетевая матрица позволяет увидеть также взаимоотношения, возникающие между различными сотрудниками в ходе выполнения работ по процессу. Более наглядно представляет динамику взаимодействия работников и/или других участников (механизмы, документы и прочее) работ по процессу диаграмма взаимодействия (рис. 6). В крайнем левом столбце диаграммы выписываются операции, составляющие процесс. Вертикальные оси означают участников процесса. Стрелки обозначают взаимодействие различных участников процесса в ходе его реализации. Надписи на стрелках означают объекты, посредством которых происходит взаимодействие участников.

Рис. 3 Графическое изображение распределения ответственности по задаче

Интересным и иногда полезным (хотя достаточно громоздким) инструментом моделирования и анализа документооборота процесса является информационно-технологическая модель.

Основные правила разработки информационно-технологической модели процесса:

• каждой операции процесса со всеми его элементами (исполнителями, внешней входной информацией, результирующей информацией и ее потребителями, временными характеристиками) на схеме соответствуют вертикальные полосы;
• все элементы схемы изображаются условными обозначениями, показанными на рис. 7.15.;
• построение нормали (вертикальной линии) начинается с изображения процедуры, представляющей собой логическое начало процесса. Далее фиксируются внешняя входная информация и ее источники (цифры над линиями). Далее указываются исполнители процедуры. При наличии нескольких исполнителей имя одного из них должно быть обязательно выделен жирным кружком как ответственного. Затем отображаются выходные документы и их получатели. В самой верхней строке могут быть поставлены временные характеристики исполнения процедур (сроки или периодичность).

Рис. 4 Графическое изображение системы ответственности процессов

Рис. 5 Пример сетевой матрицы

Рис. 6 Упрощенная диаграмма взаимодействия отделов торговой организации в ходе реализации процесса закупок

Рис. 7 Условное обозначение информационно-технологической модели

Разработка информационной модели. Под разработкой информационной модели предприятия понимается моделирование и анализ всей информации, циркулирующей на предприятии.