Этика и культура менеджмента Разделение труда

Барбоева Настя

Этика и культура менеджмента Разделение труда

InfoManagement.ru

Распределение функций между менеджером и работниками является основой повышения эффективности труда на современных предприятиях различных форм собственности.

Конкретные формы разделения труда определяются технологическими особенностями, характером и степенью специализации, концентрации производства, уровнем централизации управления. Эти факторы постепенно изменяются и совершенствуются.

Тем не менее есть ряд принципов, которые должны осуществляться при любых формах распределения функций между менеджерами и работниками. К ним относятся:

• четкое размежевание обязанностей и функций между отдельными службами и конкретными исполнителями;
• определение ответственности и прав каждого работника за результаты и последствия деятельности;
• обеспечение возможности всем линейным и функциональным менеджерам самостоятельно принимать решение в границах установленных прав и устранять недостатки на том уровне управления, где они возникают;
• создание надежного взаимодействия в роботе между подразделениями (службами) и отдельными исполнителями.

Эти принципы закрепляются Положениями о подразделениях и Должностными инструкциями.

На основе анализа рабочих процессов управления менеджер определяет, какую работу и кто будет выполнять. При этом большой объем работы по управлению он передает своим непосредственным подчиненным, сохраняя за собою решающие звенья управления. Работники, которые непосредственно подчинены менеджеру, действуют аналогичным образом в своих службах.

В результате на каждом уровне управления остается такой объем работ, который отвечает возможностям каждого исполнителя.

Составная часть профессиональной квалификации руководителя - умение поддерживать активные, непосредственные контакты с людьми, которые окружают его, - руководителями, подчиненными, коллегами, журналистами, общественными деятелями, молодежью, ветеранами, пенсионерами. Способность вести диалог, научную дискуссию или непринужденную беседу, открыто и остро полемизировать, слушать и понимать оппонента, аргументировано, убедительно и откровенно отстаивать свои позиции, не унижая при этому других, уметь убеждать - далеко не полный перечень качеств, необходимых современному менеджеру. Можно утверждать, что характер работы менеджера в значительной мере ориентирован на деловое общение с широким кругом людей. Он проводит беседы один на один или с группой сотрудников, готовится к ним или они возникают неожиданно; собеседник сдержан, тактичен лоялен или, наоборот, возбужден, нетактичен, груб - все эти и прочие факторы руководитель должен учитывать, поскольку они значительно влияют на ход деловой беседы, могут иметь решающее влияние на ее результаты.

Исследованиями установлено, что деловые связи, которые осуществляются в форме прямых контактов руководителя, требуют не менее чем 70% его рабочего времени.

Формы таких контактов разные - инструктаж, прием посетителей, посещение рабочих мест подчиненных, изложение задач, отчеты об их выполнении. Нередко такие контакты называют "деловыми беседами".

Практика выработала методы и приемы, умелое использование которых дает возможность сделать деловое общение руководителя более результативным и рациональным.

Подготовка к деловым контактам.

С целью эффективного использования времени, поддержания доброжелательных отношений с партнерами, создания рабочей атмосферы во время деловых контактов, и, главное, для повышения их результативности все встречи, посещения, приемы и прочие подобные мероприятия следует, если это возможно, планировать, то есть предусматривать необходимость или вероятность их проведения. Планирование может осуществляться на неделю, месяц, квартал, речь идет здесь не о плане или графике, хотя и их не исключают. Руководитель должен знать с кем, когда, где и с какой целью он предусматривает встретиться по своей инициативе, ожидаемые результаты встречи, мероприятия по их подготовке.

Каждой встрече и беседе обязательно должно предшествовать договоренность. Инициатор встречи, как правило, готовится к ней заранее, четко представляя цель, к которой стремится, ресурсы, которые могут быть использованы для ее достижения. Противоположная сторона таких преимуществ не имеет. Уведомление дает возможность подготовиться к беседе, провести консультации, пригласить специалистов, подготовить документы, сократить во время встречи объяснение, спланировать свое время. Кроме того, неожиданное появление посетителя нарушает заранее спланированный распорядок рабочего дня, вносит поспешность, дезорганизовывает работников.

В связи с этим следует подчеркнуть, что практика неожиданного вызова руководителей в вышестоящие инстанции (как правило, "срочно", "немедленно", "как можно скорее") отрицательно сказывается на организации и результатах их работы, поскольку она непосредственно связана с работой многих подчиненных. Нарушенный график работы руководителя автоматически деформирует организацию рабочего дня подчиненных и коллег. Характерно, что в лексиконе деловых людей зарубежных фирм слова "вызвать" нет. Руководителя могут пригласить, заранее сообщив о цели и сроках приглашения.

Современный руководитель должен быть пунктуальным. Пунктуальность - один из важнейших факторов уважения, доверия, успеха.

Непосредственная подготовка встречи или беседы может включать:

• определение ее цели;
• подготовку плана проведения;
• прогноз результатов с учетом цели и особенностей собеседника (группы).

Назначая встречу, планируя участие в беседе, руководитель должен четко представлять цель, которой он хочет достичь (убеждение слушателей, их информирование, создание общественного мнения, получение информации, выяснение отношения участников к плану, проекту), а также попробовать представить себе цель, которую предусматривает достичь в беседе с ним собеседник (участник беседы), его позиции и аргументы. Собеседник может просить ресурсы, настаивать на изменении условий, требовать кадровых перемещений. Чем точнее руководитель представляет себе позицию оппонента, тем значимыми будут его аргументы и авторитетнее его позиция.

План беседы может состоять из пунктов (вопросов) - основных, второстепенных, уточняющих и наводящих. Умение четко задавать вопрос, с их помощью выяснять позиции, требования, приближаться к цели – важный элемент проведения беседы.

Следует учитывать сильные и слабые стороны собеседника - знание темы, профессиональную подготовку, отношение к предмету беседы (заинтересованное, натянутое, навязанное, равнодушное, резко отрицательное), умение вести полемику, а также характер, настроение, воспитанность.

Во время беседы нередко бывают ситуации, когда выйти из трудного положения помогают афоризмы, оригинальное высказывание, пословица, универсальный пример, яркий образ. Умелое их использование не только облегчает общение, а и свидетельствует об эрудиции руководителя.

Для успеха деловых контактов руководитель должен создать в коллективе благоприятную социально-психологическую атмосферу. Этому оказывают содействие единство в понимании цели, поставленной руководителем и принятой коллективом, общая, коллективная работа и творчество, доброжелательность, товарищеские отношения между людьми.

В условиях действительно коллективной, общей работы возрастают самостоятельность и ответственность каждого работника.

Этикет - совокупность правил поведения, которые регулируют внешнее проявление человеческих взаимоотношений (поведение с окружающими, формы обращения и приветствия, поведение в общественных местах, манеры и одежда). Он является составной частью внешней культуры человека и общества. В целом этикет совпадает с общими требованиями вежливости и тактичности. Во взаимоотношениях с окружающими - подчиненными, коллегами - руководитель руководствуется принципами человечности, гуманизма, уважения к личности.

Неотъемлемые черты современного стиля руководства - вежливость, тактичность, доверие и уважение к собеседнику. Внутренне человек всегда протестует против грубости, наглости, несдержанности, вызывающего поведения.

Этикет руководителя базируется на общих правилах этикета, тем не менее имеет некоторые особенности. Поэтому есть все основания говорить о профессиональной этике руководителя.

Рассмотрим ряд рекомендаций, выполнение которых даст возможность руководителю облегчить контакты, оказывать содействие сохранению и возрастанию своего авторитета.

К подчиненным следует обращаться на "вы". Форма "ты" допускается только во время разговора один на один. Причем предложение о такой форме обращения делает руководитель. В случае согласия подчиненного он также может обращаться к руководителю на "ты".

Обращение к одним подчиненным на "ты", а к другим на "вы" может создать в коллективе или группе впечатление о неодинаковом отношении руководителя к каждому работнику.

Тот, кто зашел в рабочее помещение, приветствует присутствующих первым. Совсем не обязательно всем жать руку. Тем не менее, если подают руку знакомому, который находится в окружении незнакомых людей, надо, назвав себя, подать руку каждому.

Первым приветствует руководителя подчиненный, а руку первым подает руководитель. При встрече с женщиной начальник - мужчина всегда приветствует ее первой.

Ответ на приветствие обязателен. Любые оправдания бессмысленны. Руководитель, который не ответил на приветствие, теряет уважение к себе, разрешает говорить о своем высокомерии, зазнайстве.

Прийдя на работу, приветствуйте своих коллег. Поинтересуйтесь их здоровьем, расположением духа, пожелайте успехов в работе, дайте понять, что вы рассчитываете на них и, в свою очередь, готовы поддержать их в работе.

Не допускайте в обращении к подчиненным острых шуток, рискованных сравнений, тем более сознательных язвительных слов. Одна и та же фраза, произнесенная сослуживцем и руководителем, воспринимается по-разному. Кроме того, коллегам можно ответить в том же тоне, чего по отношению к руководителю из-за служебной субординации допустить нельзя. Чаще улыбайтесь, старайтесь быть радушным и доброжелательным. Улыбка и приветливость оказывают содействие поддержанию доброго расположения духа у себя и окружающих, а следовательно, облегчению контактов с ними, дают возможность найти взаимопонимание, улучшить отношения и взаимодействие.

Следует предостеречь некоторых руководителей: ожидание доброжелательности и интереса к себе со стороны подчиненных, если нет соответствующих проявлений со стороны руководителя, нередко стимулирует лицемерие, неискренность.

Исключите из своего лексикона неуважительные и тем, более бранные, вульгарные слова. Руководитель, в языке которого есть подобные слова и выражения, унижает себя в глазах подчиненных и окружающих. Неудовольствие следует высказывать безусловно, но в корректной форме. Любые упущения подчиненного не могут оправдывать бесцеремонность, брань, хамство.

Несдержанность, грубость руководителя - признак его слабости, неумение найти достойные методы решения ситуации или конфликта. Они не помогают делу и могут нарушить даже хорошо организованное взаимодействие.

Указывая на ошибки, недоработки подчиненного, будьте требовательными, корректными, вежливыми и никогда не давайте оценку личности ("вы не сделали этого", "вы показали незаконченную работу", "вы ошиблись в расчетах", но не "вы бездельник").

Следует помнить, что унижающие достоинство подчиненного выражения служат причиной соответствующей реакции – замкнутость, упрямство в отстаивании своей позиции, антипатию, а иногда грубость.

Будьте вежливыми. Вежливость – фактор, который стимулирует деловые отношения, дает возможность избежать многих неприятностей, облегчает разнообразные контакты. Не стыдитесь поблагодарить за хорошо выполненную работу.

Не допускайте фамильярности в отношениях с подчиненными. Между руководителем и подчиненным всегда должна быть определенная дистанция. Обязанность руководителя – не подчеркивать этого; обязанность подчиненного - понимать ее необходимость и соответственно этому вести себя.

Во время разговора смотрите в глаза собеседнику. Не опускайте глаз и тогда, если сообщаете неприятные новости и готовите выговор.

Контакты руководителя с подчиненным наиболее часто завершаются тем, что последний получает задание, указание, приказ. Форма выдачи задания или указания в обычных производственных ситуациях одна - "прошу". Если поручения входят в круг прямых обязанностей подчиненного и, тем более, если оно дается в экстремальных условиях, используется более жестокая форма – "приказываю".

Следует предостеречь против постоянного использования жестоких методов распорядительного характера, поскольку их действие в таких случаях ослабляется, наступает адаптация и эффективность восприятия снижается.

Формы "прошу" и "приказываю" не охватывают всего спектра отношений при выдаче указания. В некоторых случаях следует использовать с не меньшим успехом другие, более мягкие обращения; "целесообразно сделать", "подумайте над таким вариантом", "желательно осуществить".

За каждую успешно выполненную работу, задание, поручение следует благодарить. Необходимо отмечать своеобразные, нестандартные методы, которые используют подчиненные.

Выражая удовлетворение или недовольство работой, следует учитывать пол, возраст, темперамент подчиненного, его реакцию на критику, отношение к нему окружающих. Разговаривая с подчиненным не отвлекайтесь (в особенности если дело касается его интересов). Во время разговора руководителя с подчиненными в кабинет может зайти третье лицо, прозвучать телефонный звонок, руководитель может о чем-то вспомнить, делать другое дело. Эти факторы следует исключать. Отклонение руководителя от темы разговора свидетельствует о недостаточном внимании к коллеге и его проблем или о том, что руководитель не придает серьезного значения вопросу, который обсуждается.

Следует оказывать внимание и чуткость во время беседы, демонстрируя желание разобраться в проблеме, помочь, выражая уважение и сочувствие к коллеге.